Privacy statement

Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 1 PRIVACY VERKLARING MVT ARNHEM Deze privacyverklaring heeft betrekking op de (geautomatiseerde) verwerkingen van persoonsgegevens door: Stichting Mantelzorg en Vrijwillige Thuishulp Arnhem gevestigd te Arnhem, KvK nummer 09099263. Ook bekend als: MVT Arnhem

Verwerking van persoonsgegevens Voor onze organisatie hebben we bepaalde gegevens van je nodig. De bescherming van deze gegevens vinden we belangrijk. We respecteren je privacy en behandelen je persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk. We houden ons daarbij aan de privacywetgeving.
Welke gegevens verwerken we en waarom doen we dat? We geven in de volgende alinea’s aan welke gegevens we van je verwerken en voor welk doel we die gegevens nodig hebben. De privacywetgeving schrijft voor dat we ook vertellen op welke juridische grondslag we die verwerking baseren. Afhankelijk van de dienstverlening hebben we meer of minder gegevens van je nodig. Gegevens die we minimaal nodig hebben geven we in dit overzicht aan met een . We verwerken voor het aangegeven doel de vermelde persoonsgegevens op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang: • Meld jij je aan als Mantelzorger dan verwerken wij minimaal de volgende gegevens van jou: voornaam, voorletters, achternaam(), geslacht(), geboortedatum, postcode(), huisnummer(), telefoonnummer. Deze gegevens hebben we nodig om je te kunnen informeren over activiteiten die we organiseren en om onze informatieverstrekking te evalueren en te verbeteren, onderzoek te doen en statistieken bij te houden. • Geef jij je op voor deelname aan een gratis activiteit, bijeenkomst, cursus of workshop die wij organiseren of derden met ons organiseren dan verwerken wij de volgende gegevens van jou: voornaam, voorletters, achternaam(), geslacht(), geboortedatum, postcode(), huisnummer(), telefoonnummer(). Die gegevens hebben we nodig om je te informeren over die activiteit, bijeenkomst, cursus of workshop en over andere soortgelijke activiteiten, bijeenkomsten, cursussen en workshops die worden georganiseerd door of met ons, om contact met je te kunnen opnemen en om de activiteiten, bijeenkomsten, cursussen en workshops te kunnen evalueren en verbeteren en onderzoek te doen en statistieken bij te houden. • Meld jij je aan voor het krijgen van kosteloze dienstverlening of ondersteuning door onze organisatie dan verwerken wij de volgende gegevens van jou: voornaam, voorletters, achternaam(), geslacht(), geboortedatum, postcode(), huisnummer(), telefoonnummer(), je vraag, het gegeven advies en waar van toepassing de organisatie waar naartoe is doorverwezen. Die gegevens hebben we nodig om met je in contact te komen en contact te onderhouden, de diensten Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 2 of ondersteuning te kunnen leveren, voor onze administratie en intern beheer, om de diensten of ondersteuning te kunnen evalueren en verbeteren en onderzoek te doen en statistieken bij te houden, om verantwoording af te leggen aan subsidiegevers en/of financiers, voor het onderzoeken en beëindigen van grensoverschrijdend gedrag en voor het behandelen van klachten en geschillen. Wordt de dienst bij jou thuis uitgevoerd vragen we de volgende gegevens van jou: wordt er gerookt, zijn er huisdieren. We hebben deze gegevens nodig om een veilige werkomgeving voor onze vrijwilligers te waarborgen. Bij een aanvraag voor ondersteuning vrijwillige thuishulp worden tevens een aantal vragen gesteld om te kunnen beoordelen of je recht op deze ondersteuning hebt, deze antwoorden worden niet door ons opgeslagen of verder verwerkt. Wel verwerken we of je wel of geen recht hebt op ondersteuning. • Ben jij een contactpersoon van een samenwerkingspartner dan verwerken wij de volgende gegevens van jou: voornaam, voorletters, achternaam(), geslacht(), geboortedatum, postcode(), huisnummer(), telefoonnummer(), naam van de organisatie. Die gegevens hebben we nodig om contact met je op te kunnen nemen om je te informeren over (nieuwe) activiteiten die we willen organiseren, om informatie bij jou in te winnen en om anderen met jou in contact te brengen. We verwerken de volgende persoonsgegevens op basis van de grondslag voorbereiding en uitvoering overeenkomsten: • Geef jij je op voor deelname aan een betaalde activiteit, cursus of workshop die wij organiseren of derden bij ons organiseren dan verwerken wij de volgende gegevens van jou: voornaam, voorletters, achternaam(), geslacht(), geboortedatum, postcode(), huisnummer(), telefoonnummer(), Naam behorende bij bankrekening, IBAN. Die gegevens hebben we nodig om een deelnemersovereenkomst met jou te sluiten en je te informeren over die activiteit, cursus of workshop en over andere soortgelijke activiteiten, cursussen en workshops die worden georganiseerd door of bij ons, om contact met je te kunnen opnemen, voor onze administratie en intern beheer, om eventueel verschuldigde bedragen te kunnen berekenen en te innen (zo nodig via een derde), om de activiteiten, cursussen en workshops te kunnen evalueren en verbeteren en onderzoek te doen en statistieken bij te houden, om een accountantscontrole te laten uitvoeren en verantwoording af te leggen aan subsidiegevers en/of financiers, voor het onderzoeken en beëindigen van grensoverschrijdend gedrag en voor het behandelen van klachten en geschillen. • Meld jij je aan als vrijwilliger dan verwerken wij de volgende gegevens van jou: voornaam, voorletters, achternaam(), geslacht(), geboortedatum, postcode(), huisnummer(), telefoonnummer(), VOG-verklaring(). Die gegevens hebben we nodig om een vrijwilligersovereenkomst met jou te sluiten, om je te identificeren, om contact met je te kunnen opnemen en om je te kunnen informeren over de activiteiten waar jij als vrijwilliger voor kan worden ingezet, over de algemene gang van zaken in onze organisatie, voor onze administratie en intern beheer, voor het beveiligen van computersystemen, gebouwen en locaties, voor het kunnen uitbetalen van een onkosten- of vrijwilligersvergoeding, om activiteiten te kunnen evalueren en verbeteren en onderzoek te doen en statistieken bij te houden, om Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 3 een accountantscontrole te laten uitvoeren en verantwoording af te leggen aan subsidiegevers en/of financiers, voor het onderzoeken en beëindigen van grensoverschrijdend gedrag en voor het behandelen van klachten en geschillen. We verwerken de volgende persoonsgegevens op basis van de grondslag wettelijke verplichting: • Ben jij een medewerker, stagiaire of zzp’er die werkzaamheden voor ons verricht dan verwerken wij de volgende gegevens van jou: voornaam(), voorletters(), achternaam(), geslacht(), geboortedatum(), postcode(), huisnummer(), telefoonnummer(), VOG-verklaring(), Naam behorende bij bankrekening, IBAN, om te kunnen voldoen aan de wettelijk verplichte gegevens verstrekking aan de belastingdienst en het UWV uit hoofde van de belastingwetgeving en sociale zekerheidswetten. • Wil je graag onze ondersteuning bij het aanvragen van het Mantelzorgcompliment dan verwerken wij de volgende gegevens van de zorgvrager: voornaam(), voorletters(), achternaam(), geslacht(), geboortedatum(), postcode(), huisnummer(), BSN nummer() én we verwerken deze gegevens van de mantelzorger: voornaam(), voorletters(), achternaam(), geslacht(), geboortedatum(), postcode(), huisnummer(), e-mail adres (), telefoonnummer(), BSN nummer() naam behorende bij bankrekening(), IBAN (). Verder verwerken wij het antwoord op een 3-tal vragen: de belangrijkste zorgtaken(), of er meer dan 8 uur per week is gezorgd(), of er langer dan 3 maanden is gezorgd() om te kunnen voldoen aan de verplichte gegevens verstrekking aan de Gemeente Arnhem bij het aanvragen van het Mantelzorgcompliment. Met het aanvragen van ondersteuning geef je ons expliciet toestemming om deze gegevens met de Gemeente Arnhem te delen. Het compliment kan ook zonder MVT Arnhem rechtstreeks bij de Gemeente aangevraagd worden. • In geval van een bevel van de politie om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken zullen wij daar gehoor aan geven. We verwerken de volgende persoonsgegevens op basis van de grondslag toestemming: • Meld jij je aan voor het ontvangen van een digitale nieuwsbrief van ons dan verwerken wij de volgende gegevens van jou op basis van vooraf gegeven toestemming: e-mailadres(), voornaam(), achternaam en welke thema nieuwsbrieven() je wilt ontvangen Die gegevens hebben we nodig om de nieuwsbrief aan je te kunnen versturen, om er voor te zorgen dat de eventueel door jou gekozen thema-nieuwsbrief wordt toegezonden, voor onze administratie en intern beheer en om de nieuwsbrief te kunnen evalueren en verbeteren en onderzoek te doen en statistieken bij te houden. • Meld jij je aan voor dienstverlening en ondersteuning die wij samen met andere organisaties verlenen dan informeren wij jou welke organisatie dat is en waar je informatie kunt vinden hoe zij omgaan met jouw persoonsgegevens en wat hun contactgegevens zijn. Wij geven de door ons verzamelde persoonsgegevens van jou pas door aan die andere organisatie nadat jij daar toestemming voor hebt Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 4 gegeven. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door die andere organisatie. • Bij het gebruik van onze website worden er persoonsgegevens van jou verwerkt door op onze website geplaatste cookies. Voor het de verwerking van die persoonsgegevens wordt bij jouw eerste bezoek aan de website om toestemming gevraagd. Voor meer informatie over deze verwerkingen van persoonsgegevens verwijzen we naar de paragraaf ‘cookies en social media buttons op onze website’. Willen we je persoonsgegevens in de toekomst voor andere doeleinden verwerken? Dan laten we je dat vooraf tijdig weten. Je kunt daar dan bezwaar tegen maken.
Bijzondere persoonsgegevens Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gezondheid worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.
Verplichte of noodzakelijke verstrekking van gegevens Vragen wij je om persoonsgegevens? Dan geven we altijd aan of die gegevens noodzakelijk of verplicht zijn om aan ons te geven. Ook laten we je weten wat de (mogelijke) gevolgen zijn als je de gegevens niet geeft. Ons uitgangspunt is om alleen de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden die we in deze verklaring noemen.
Uitwisseling gegevens met derden die in opdracht van ons verwerken Wij verstrekken jouw gegevens aan andere organisaties voor de verwerking van die gegevens in onze opdracht en volgens onze instructies op grond van een met ons gesloten verwerkersovereenkomst. Organisaties die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken zijn: • Administratiebureaus voor personeels- en vrijwilligersadministraties en de financiële boekhouding • Cookie leveranciers die in onze opdracht cookies plaatsen (zie de cookies verklaring genoemd hieronder) • IT-leveranciers en -dienstverleners • Online tools voor: o aanmelding van geïnteresseerden o inschrijving voor activiteiten/cursussen/bijeenkomsten/workshops o uitvoering van evaluaties/enquêtes
Uitwisseling gegevens met derden die zelf het verwerkingsdoel bepalen Wij verstrekken persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gebruiken. Wij doen dat alleen indien wij dit vooraf aan jou hebben gemeld en we wettelijk verplicht zijn om dat te doen of jij hier vooraf toestemming voor hebt gegeven, in de hieronder vermelde gevallen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door die derden. Voor meer informatie daarover verwijzen we naar de privacyverklaringen van die derden, die te vinden zijn op hun website. Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 5 Wij zijn wettelijke verplicht tot: • De verstrekking aan de Belastingdienst en het UWV van persoonsgegevens van medewerkers, stagiaires en zzp-contractanten. Wij hebben vooraf toestemming van jou verkregen voor: • De verstrekking van jouw persoonsgegevens via cookies en social media buttons op de website aan cookieleveranciers en social media organisaties die zelf de doeleinden van de verwerking bepalen (zie de paragraaf over cookies en social media buttons). • De verstrekking van jouw persoonsgegevens aan organisaties met wie wij samenwerken om een activiteit/cursus/ workshop/bijeenkomst te organiseren waar jij je voor hebt opgegeven.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering zonder jouw toestemming.
Cookies en social media buttons op onze website Op onze website maken wij gebruik van cookies van onszelf en van derde partijen. Die cookies verwerken persoonsgegevens van jou. Bij een eerste bezoek aan onze website zullen wij, voor zover dat verplicht is, jou vragen om toestemming voor het gebruik van die cookies. Voor meer informatie over de cookies verwijzen wij naar onze aparte cookieverklaring. Deze is onder aan deze privacy verklaring toegevoegd. Op onze website maken wij ook gebruik van social media buttons. Die buttons sturen jou door naar de desbetreffende social media platforms. Door op die buttons te klikken worden er persoonsgegevens van jou verwerkt door die social media platforms. In de privacyverklaringen van die social media platforms kun je lezen wat zij doen met jouw persoonsgegevens , zie: • Facebook (privacyverklaring) • Twitter (privacyverklaring) • LinkedIn (privacyverklaring) • Instagram (privacyverklaring)
Bewaartermijn Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens hebben verzameld en vastgelegd. Normaal gesproken bewaren we de gegevens niet langer dan 2 jaar nadat dit doel is beëindigd. Bij een intrekking van de toestemming en bij een verzoek om verwijdering zullen wij de intrekking en het verzoek nog twee jaar bewaren. Soms zijn wij echter wettelijk verplicht om je gegevens langer te bewaren en zullen wij die wettelijke bewaartermijn hanteren. Dat kan bijvoorbeeld zijn op grond van belastingwetten, waarvoor we bepaalde gegevens 7 jaar bewaren.
Beveiliging van persoonsgegevens Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen. Met het doel om verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij doen dit Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 6 volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Een voorbeeld van een technische maatregel is dat jouw gegevens via een beveiligde verbinding worden verzonden als je gebruikmaakt van een online formulier op onze website. Ook worden jouw gegevens tijdens de verzending versleuteld. Dit betekent dat jouw gegevens onleesbaar zijn, mochten ze in verkeerde handen terechtkomen. Een voorbeeld van een organisatorische maatregel is dat alleen de daartoe bevoegde personen die verbonden zijn aan ons jouw gegevens mogen inzien. Deze personen hebben alleen toegang tot jouw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om hun taken uit te voeren.
Jouw rechten a) Inzagerecht Je hebt het recht de door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien. b) Recht op correctie of verwijdering van gegevens Je hebt het recht gegevens te laten wijzigen indien ze onjuist of onvolledig zijn. Je hebt ook het recht de gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is, tenzij wij een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang hebben. c) Recht van bezwaar Je hebt het recht, vanwege jouw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit recht heb je bij alle verwerkingen, maar niet voor de verwerkingen die zijn gebaseerd op de volgende grondslagen: • jouw toestemming, • het op jouw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met jouw gesloten overeenkomst, • het voldoen aan wettelijke verplichtingen, of • het beschermen van vitale belangen van jezelf of anderen. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens om je te informeren over onze activiteiten, diensten of producten en soortgelijke ‘direct marketing’ verwerkingen, dan zullen we dat bezwaar altijd accepteren. We zullen je gegevens daar vervolgens niet meer voor gebruiken. Wanneer je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van je persoonsgegevens, dan zullen we beoordelen of we aan je bezwaar tegemoet kunnen komen. Wij zullen moeten aantonen dat, ondanks je bezwaar, we toch een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van je persoonsgegevens. Is dat belang er niet, dan wordt de verwerking direct gestopt. d) Recht op opschorting van de verwerking In de hieronder genoemde gevallen heb je ook het recht om de verwerking van je gegevens te beperken (op te schorten). Wij zullen dan de verwerking van de gegevens tijdelijk opschorten. Dit recht heb je in de volgende vier gevallen: • In afwachting van de beslissing op een correctieverzoek; • In afwachting van de beslissing op een bezwaar; • Als je gegevens eigenlijk gewist moeten worden maar je geen verwijdering wenst; Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 7 • Als wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar je zelf de gegevens nog wel nodig hebt voor (de voorbereiding op) een rechtszaak. e) Recht op teruggave van gegevens Je hebt het recht om de aan ons verstrekte gegevens (terug)geleverd te krijgen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt uitsluitend: • voor je gegevens die door ons worden verwerkt op grond van jouw toestemming; • voor je gegevens die door ons worden verwerkt op grond van een met jouw gesloten overeenkomst; • voor je gegevens die wij in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen).
Uitoefening van deze rechten Wil je gebruik maken van deze rechten? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Dat is voor jou kosteloos. Reactietermijn We zullen zo mogelijk binnen een maand op je vragen en verzoeken reageren. Het kan zijn dat ons dat vanwege de complexiteit van je verzoek of het aantal verzoeken niet lukt. Mocht dat zo zijn, dan zullen we je hierover binnen een maand informeren. Identificatie We kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van jouw identiteit. Dat gebeurt om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde partij worden verstrekt of ten onrechte wijzigingen worden aangebracht in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van je verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, vragen we op voorhand een kopie van je identiteitsbewijs mee te zenden. Maak op deze kopie het Burgerservicenummer en de pasfoto onleesbaar. Individuele afweging bij ieder verzoek Een bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden zullen we altijd accepteren. Andere verzoeken zullen we beoordelen in de context van de omstandigheden. Als we geen gehoor kunnen geven aan je verzoek, zullen we dat uitleggen. Desgewenst kun je vervolgens aan de rechter vragen daar een oordeel over te geven.
Functionaris gegevensbescherming We hebben een functionaris gegevensbescherming (F-G) aangesteld. De F-G houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert ons over de privacywetgeving. De F-G is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor jou als betrokkene als voor de toezichthouder. De F-G is onafhankelijk. Je vindt de contactgegevens van de F-G bij punt 17 in deze privacyverklaring. Privacyverklaring MVT Arnhem – 2023 8
Toezichthouder Je kunt altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. Je vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Vragen over de verwerking van je gegevens Ook kun je altijd vragen stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring
Wijzigingen van de privacyverklaring Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website: www.mvtarnhem.nl.
Contactgegevens Heb je vragen over deze privacyverklaring of ons privacybeleid? Of wil je een beroep doen op één van je wettelijke rechten? Dan kun je contact met ons opnemen via: Claudia Haenen / c.haenen@mvtarnhem.nl Cookieverklaring Wat is een cookie? Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw device (computer/telefoon/tablet) wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Google Analytics Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Standard Contractual Clauses zijn daarom onderdeel van de voorwaarden van Google. Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen (“tweeten”) op sociale netwerken als Facebook en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk Twitter zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar Twitter en Facebook en wordt opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Standard Contractual Clauses zijn daarom onderdeel van de voorwaarden van deze partijen.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van jouw browser.